Автор: редакционная статья

Категории: деловая этика

В работе рассмотрены виды и правила пользования визитными карточками.

Основы дипломатического протокола и делового общения с иностранными партрерами (III)

Посвящается Ушакову Борису Георгиевичу. 
Академия внешней торговли, Москва

Визитные карточки. Правила пользования.

Обмен визитными карточками является неотъемлимой формой делового общения во внешних связях. Визитная карточка – норма и правило хорошего тона. Визитная карточка широко используется в деловых отношениях и протокольной дипломатической практике. Ими обмениваются при знакомстве, используют для заочного представления, выражения благодарности или соболезнования, с ними посылают цветы, подарки и т.д. Визитные карточки изготовляют типографским способом. Текст печатается на русском языке, на обороте - на иностранном. Указывают название учреждения (фирмы) , имя, отчество (в отечественной практике) , фамилию, а под ними должность владельца. Обязательно указывают ученую степень (звание) , в левом нижнем углу - полный адрес, в правом - номера телефонов и телефакса. 
   Размер визитных карточек и шрифт, которым печатается текст, строго не регламентируются. На них значительное влияние оказывает местная практика. У нас принят следующий стандарт - 70х90 или 50х90 мм. 
   Женщины, согласно традиции, указывают на визитных карточках только имя, отчество и фамилию. Однако в настоящее время, принимая активное участие в деловой жизни, и женщины все чаще следуют правилу давать более подробную информацию о своей должности, ученой степени и звании. Есть определенные правила, регламентирующие особенности визитных карточек при использовании их в общении с женщинами: на посылаемых и оставляемых женщинам визитных карточках должность не печатается. 
   Как правило, визитными карточками обмениваются лично, придерживаясь принципа взаимности. Лицо, нанесшее визит другому лицу, обязательно оставляет свою визитную карточку. Когда визитная карточка доставляется адресату лично ее владельцем, но без нанесения визита, она загибается с правой стороны по всей ширине карточки. Это правило больше относится к дипломатической практике. В ряде случаев визитные карточки посылают по почте или с курьером (последнее гарантирует своевременность доставки). 
   Оставляя или посылая визитные карточки, что заменяет личный визит, в левом нижнем углу в зависимости от конкретного случая делаются следующие сокращенные надписи простым карандашом: 
   - p.r. (pour remercier) - при выражении благодарности; 
   - p.f. (pour feliciter) - при поздравлении по случаю праздника; 
   - p.f.c. (pour faire connaissance) - при выражении удовлетворения знакомством; 
   - p.f.N.a. (pour feliciter Nouvel an) - при поздравлении по случаю Нового года; 
   - p.p.c. (pour prendre conge) - при прощании, когда прощальный визит не наносился; 
   - p.c. (pour condoler) - при выражении соболезнования; 
   - p.p. (pour presenter) - при представлении или рекомендации другого лица по приезду, в порядке заочного знакомства. 
   В случае заочного знакомства визитную карточку представляемого лица посылают вместе с карточкой рекомендующего, на которой делают надпись "p.p.". Представляемому лицу отвечают, посылая визитную карточку без подписи. 
   На визитных карточках могут быть и другие надписи. При этом надо помнить, что они, как правило, пишутся от третьего лица, например: "Благодарит за поздравления", "Поздравляет с праздником..." и т.п. 
   Перечисленные правила носят протокольный характер и со всей точностью соблюдаются в основном только в дипломатической практике. Определенные особенности использования визитных карточек сложились и в деловой сфере. Особую важность они приобретают при деловом общении, в котором принимают участие представители различных культур и народов. 
   Строгая регламентация использования визитных карточек касается, в первую очередь, такого вида делового общения, как ведение переговорных процессов. При этом обязательный атрибут первой встречи с иностранным партнером - обмен визитными карточками. 
   Обмен визитными карточками начинается с самых высокопоставленных членов делегации и идет строго по субординации. Согласно этикету, первыми должны вручать свои визитные карточки хозяева. Особенно строго подобные правила соблюдают японцы и корейцы, для которых нарушение иерархии равносильно оскорблению. Американцы и европейцы более демократичны в этом вопросе. Действуют простые, но обязательные правила вручения визитной карточки: ее полагается передавать партнеру повернутой так, чтобы он мог сразу прочитать текст. Следует вслух произнести свою фамилию, чтобы партнер смог более или менее усвоить произношение вашего имени. В Азии их положено вручать обеими руками, на Западе особого порядка на этот счет не существует. Принимать визитные карточки нужно тоже обеими руками или только правой рукой. При этом как вручающий, так и принимающий обмениваются легкими поклонами. Приняв визитную карточку, нужно в присутствии партнера прочитать вслух его имя и уяснить его должность и положение. Во время переговоров следует положить визитные карточки перед собой, чтобы не путаться в именах. Лучше рассортировать их в том порядке, в каком партнеры сидят перед вами. Нельзя мять чужие визитные карточки, делать на них пометки, вертеть в задумчивости на глазах у хозяина. Это воспринимается как неуважение и даже обида. Серьезно подмочит  репутацию, если вы не узнаете человека, с которым когда-то обменялись визитными карточками.

История использования визитных карточек берёт своё начало с давних времён, но к настоящему времени сложились определённые общепринятые нормы их применения.
Как правило, визитная карточка - это прямоугольный кусок белого полуплотного картона хорошего качества, на котором чётко и красиво отпечатаны фамилия, имя и отчество (если оно есть) наряду с другими сведениями, которые вы хотите о себе сообщить. Чётких правил в отношении размеров визитных карточек нет, но обычно у мужчин они могут быть несколько больше, чем у женщин - скажем, 90 х 50 мм и 80 х 40 мм (в Великобритании визитные карточки женщин больше, чем мужчин). Визитная карточка молодой девушки может быть ещё меньше, - как правило, 70 х 35 мм. Следует подумать о том, чтобы  карточка имела стандартный размер, и её не приходилось подгибать или подрезать для хранения в специальном альбоме для визиток.
Общие требования к шрифту визитных карточек заключаются в том, что он должен быть легко читаемым. Имя обычно выделяется полужирным шрифтом большего размера. Не рекомендуется использовать сложные готические или декоративные шрифты. Быть осторожным с использованием курсивного начертания, если у вас редкая или труднопроизносимая фамилия, или же речь идёт о карточке на иностранном языке.
Как правило, визитная карточка должна иметь чёрный текст на белом фоне без каких-либо рамок или украшений. В последнее время типографии предлагают большой выбор цветных карточек на пластмассе или даже на коже. Но нормы строгого этикета не рекомендуют далеко отходить от чёрно-белой гаммы. Предпочтительнее сосредоточиться на выборе бумаги отменного качества, которая может быть слегка тонированной или иметь сатинированную поверхность. Стараться избегать и глянцевой поверхности карточек. Цветные и необычные карточки пока остаются уделом художников, работников служб сервиса и рекламных агентов. Чёрная рамка на визитной карточке допускается в знак траура.
В некоторых странах  применяются двусторонние карточки - с текстом на иностранном языке на оборотной стороне. Если придерживаться строгих норм, то это не совсем верно. Ведь оборотная сторона предназначена для того, чтобы на ней можно было бы сделать какие-то записи. Поэтому лучше заказать отдельные карточки на каждом из языков. Но, тем не менее, двусторонние карточки вполне допустимы, - главное соблюсти правила оформления карточек на иностранном языке.
В современной практике используются деловые, личные и семейные визитные карточки. Встречаются также случаи комбинированных визитных карточек, содержащих как служебные, так и личные данные о владельце.
Деловые визитные карточки - это неотъемлемый атрибут современного делового общения. Первое представление, как правило, начинается с обмена визитными карточками. Особое значение они имеют при сотрудничестве с иностранцами, людьми, не говорящими на вашем родном языке. На деловой визитной карточке должны быть чётко обозначены ваши фамилия и имя (отчество), название вашей фирмы или организации. Деловая визитка может содержать указания на ваше звание или титул, должности в рамках вашей организации, номера телефона (телефонов), факса, электронной почты. Деловая визитная карточка без адреса не соответствует нормам этикета (исключение составляют дипломаты и высшие государственные должностные лица). Если у вас меняется адрес, и вы ещё не знаете своих новых телефонов, то лучше указать официальный адрес компании, телефон секретариата или канцелярии.
В случае если организация имеет несколько филиалов, то на деловых визитных карточках её представителей может быть указано несколько адресов.
Деловые визитные карточки сотрудников магазинов, предприятий сферы услуг по своему оформлению могут отходить от строгих норм этикета - это по сути не только информационная, но и рекламная продукция. На такой карточке можно встретить фотографию её владельца, красочный символ, девиз фирмы, а на обороте иногда помещают небольшую схему окрестностей.
Личная визитная карточка может содержать ваши фамилию и имя. Здесь же иногда указывают отчество или инициалы - в зависимости от имиджа, возраста, национальных и культурных традиций. На личной визитной карточке можно дать также те дополнительные сведения, которые вы хотите о себе сообщить. Они, как правило, печатаются более мелким шрифтом в правом нижнем углу. Личная карточка может содержать и сведения о вашем звании или учёной степени (профессор, доктор, генерал-майор, кандидат технических наук и т. п.) - эти сведения указываются под именем. Не удивляйтесь, если на личной карточке вашего зарубежного знакомого вы найдете не его домашний адрес, а адрес его клуба (бывает, что указывается как клубный адрес - в левом нижнем углу, так и домашний - в правом нижнем углу). Женщины обычно не указывают каких-либо дополнительных сведений на своей личной визитной карточке.
Разновидностью личной является семейная визитная карточка. Она используется при знакомстве, направлении поздравлений друзьям семьи, прилагается к подаркам. Необходимо помнить, что имя жены ставится перед именем мужа. Адрес на семейной визитке может не указываться.
Возвращаясь к использованию визитных карточек в бизнесе, важно отметить, что карточка должна не только содержать те сведения, которые вы хотели бы о себе сообщить, но и содействовать сохранению у вашего партнера того имиджа, к созданию которого вы стремитесь. Этикет в использовании деловых визитных карточек имеет  большое значение.
Как уже отмечалось, в современной практике используются деловые, личные и семейные визитные карточки. Встречаются случаи и комбинированных визитных карточек, содержащих как служебные, так и личные данные о ее владельце. Применяются визитные карточки, как для официальных, так и для неофициальных контактов (обычно без указания координат в этом случае). Используются для направления хорошо знакомым лицам, новым партнёрам, дамам. Различают несколько видов карточек,- стандартная карточка делового человека, карточка супруги, совместная, корпоративная и т.п.
Направление визитной карточки в некоторых случаях равноценно визиту. На карточке не должно быть приписок или дополнений, кроме стандартных сокращений или выражений на французском языке. Если карточка оставляется лично, то она «заламывается» специфическим способом. Карточку можно (иногда этого требует этикет) с курьером или шофёром. В этом случае карточка ни в коем случае не заламывается (очень дурной тон). Если карточка посылается по почте (не рекомендуется), то надпись на конверте делается отчётливо чернилами или шариковой ручкой. Если карточка передаётся через посыльного или шофёра, то надпись на конверте (чистый конверт) делается карандашом.

Ответ на визитную карточку принято давать визитной карточкой в течение 24 часов. Можно позвонить по телефону.
Не принято визитные карточки с выражением благодарности или с выражением каких-либо чувств, вручать лично.
По случаю праздника первыми поздравляют лица, работающие в стране пребывания или иностранцы.

Деловые визитные карточки - это неотъемлемый атрибут современного делового общения. Первое представление, как правило, начинается с обмена визитными карточками. Особое значение они имеют при общении с иностранцами, людьми, не говорящими на Вашем родном языке. На деловой визитной карточке должны быть четко обозначены  фамилия и имя (отчество), название  фирмы или организации и должность, полный почтовый адрес и другие сведения. Также на ней вполне уместно использование логотипа  фирмы или организации. У государственных чиновников, депутатов на визитной карточке может находиться изображение государственного флага или герба.

Деловая визитка может содержать указания на  звание или титул, сферу ответственности в рамках  организации, номера телефона (телефонов), факса, телекса, электронной почты. Если  сменился телефон, то допускается аккуратно вписать новый номер, зачеркнув старый (крайне не рекомендуется). Зачеркивать и вписывать новое наименование должности считается дурным тоном - следует позаботиться о том, чтобы как можно скорее заказать новые визитные карточки.

Деловая визитная карточка без адреса, направляемая или вручаемая при знакомстве не соответствует нормам этикета (исключение составляют дипломаты и высшие государственные должностные лица). Если меняется адрес, и ещё не известны новые телефоны, то лучше указать официальный адрес  организации, телефон секретариата или канцелярии.
В случае, если организация имеет несколько филиалов, то на деловых визитных карточках ее представителей могут быть указаны несколько адресов.
Деловые визитные карточки сотрудников магазинов, предприятий сферы услуг и т. п. по своему оформлению могут отходить от строгих норм этикета - по сути дела это не только информационная, но и рекламная продукция. На таких карточках на обороте может быть помещена небольшая схема окрестностей, на такой карточке можно встретить фотографию ее владельца, красочный символ, девиз фирмы.

Использование визитной карточки

Визитные карточки широко используются для выражения добрых чувств, поздравлений, соболезнований и т.д.
Вполне уместно вложить в конверт визитную карточку вместе с поздравительной открыткой или небольшим письмом. На карточке, как правило, простым карандашом можно приписать несколько слов обычно в третьем лице.
Визитная карточка, приложенная к букету цветов - это  жест признательности артисту, художнику или просто доброму знакомому в особый для него день.
Ещё раз напомним, что применяются стандартные сокращения французских слов. Как правило, такие краткие надписи делаются простым карандашом в левом нижнем углу карточки.
В первую очередь, визитные карточки используются при знакомстве - очном или заочном. При первой личной встрече после слов представления можно передать своему новому знакомому свою визитную карточку. Получив визитную карточку своего собеседника, внимательно прочитать его имя - особенно если его произношение вызывает сложности.
При установлении знакомства допускаются приписки  карандашом внизу от третьего лица.
Если у вас не оказалось с собой визитной карточки - обязательно постарайтесь послать или передать ее собеседнику.
В отличие от деловых визитных карточек обмен личными или комбинированными визитными карточками может происходить и в конце знакомства. Договариваясь о дальнейших контактах, вполне уместно обменяться карточками.
Деловые визитные карточки продавцов, рестораторов, типографов могут предлагаться посетителям и лежать на конторке. В этих случаях посетители могут сами брать их. Во всех иных случаях карточка вручается - хотя вполне уместно попросить визитку у заинтересовавшего Вас собеседника, предложив ему предварительно свою.
На визитные карточки распространяются общие правила знакомства и представления: младший первым вручает свою визитную карточку старшему, мужчина - женщине (женщина не обязана в ответ вручать свою карточку).
Обмен визитными карточками при личной встрече, как правило, сопровождается небольшой беседой. Ведь визитная карточка лишь закрепляет представление. Следует избегать ситуаций визитных карточек случайным собеседникам, не следует ожидать карточки от интересного вам, но малознакомого человека, с которым вы обменялись лишь парой вежливых слов в кулуарах конференции или на общем приеме.
Особую роль играют визитные карточки при заочном представлении. В этом случае посылка визитной карточки, как говорилось ранее, приравнивается к визиту. Более корректно и высоко ценимо оставлять визитные карточки для своего заочного знакомого лично - при этом следует загнуть один из левых углов карточки или всю карточку с левого края. Нормы этикета требуют, чтобы лицо, получившее карточку от своего заочного знакомого, отослало ему ответную визитную карточку в течение суток. При заочном представлении в левом нижнем углу карточки можно карандашом сделать надпись p. p.
Дипломаты, прибывающие к новому месту службы, как правило, направляют свою визитную карточку с надписью p. p. тем сотрудникам министерства иностранных дел страны пребывания, с кем им предстоит часто встречаться по рабочим вопросам, а также своим коллегам из других посольств.
Такая практика заочного представления получает более широкое распространение. Вполне уместно после назначения на новое место работы направить свои визитные карточки коллегам из других организаций или фирм.
Направляя визитные карточки заочно, желательно сопроводить их кратким письмом или запиской с выражением надежды на продолжение знакомства. Можно сделать приписку и на самой визитной карточке.
Направляя личную или семейную карточку замужней женщине, следует направить ее в двух экземплярах. Женщина - дипломатический сотрудник также отправляет супружеской чете две свои карточки.
В резиденции супругов мужчина должен оставить две визитные карточки (тем более, если речь идёт о холостяке).
После представления на приёме даме, мужчина должен в семидневный срок направить две визитные карточки.
Дама никогда не оставляет своей визитной карточки в доме холостого мужчины, а в доме супружеской пары оставляет две визитные карточки.
Супруги, оставляющие визитные карточки в доме другой супружеской пары, оставляют одну визитную карточку супруга для мужа и одну семейную карточку для жены (в Англии оставляются две карточки супруга и одна карточка жены).
При состоявшемся знакомстве первым вручает свою визитную карточку то лицо, чьё должностное положение ниже. При равенстве положений,- тот, кто младше по возрасту. При возникновении каких-либо сомнений, первым вручает визитную карточку тот, кто окажется более вежливым.