Основы дипломатического протокола и делового общения с иностранными партнерами (V)

05/12/2013 11:29am

Автор: редакционная статья

Категории: деловая этика

Особенности соблюдения деловой этики при преподнесении подарков. Корпоративная этика. Рекомендации.

Основы дипломатического протокола и делового общения с иностранными партрерами (V)

Посвящается Ушакову Борису Георгиевичу. 
Академия внешней торговли, Москва

 

Как делать подарки

Цель подарка в деловой жизни - это знак внимания, демонстрация уважения, проявление добрых намерений, содействие созданию атмосферы благожелательности, благодарность за плодотворное сотрудничество.
Как и в частной жизни, ценность подарка измеряется не столько его стоимостью, сколько проявленным тактом, пониманием, искренностью и бескорыстием. Нужно всегда помнить, что этика деловых отношений негативно оценивает любую попытку использовать давление на партнёра, прямую и замаскированную форму взятки.
Серьёзные фирмы, создавая идеологию своей организации в бизнесе, разрабатывают собственную политику, связанную с подарками. Это касается как отношений внутри коллектива, так и внешних - с партнёрами, поставщиками, клиентами, в том числе иностранными.
Некоторые рекомендации, связанные с вручением подарков на работе, внутри коллектива. Служебный этикет имеет иерархический характер и строго учитывает систему взаимодействия сотрудников с руководителями - служебную вертикаль. По служебному этикету не принято, чтобы сотрудники преподносили своему руководителю индивидуальные подарки. Они могут вручить коллективный подарок к Новому году или по какому-то особому случаю. Секретарь руководителя может принять участие в общем подарке или, если они давно работают вместе, преподнести скромный сувенир от себя лично. Подарки руководителю - официальному лицу, от которого во многом зависят сотрудники, не должны быть слишком дорогими, так как это может поставить его в неловкое положение или заставить задуматься о подлинных мотивах этого подношения.
Руководитель отдела, организации может сделать подарок сотруднику, лишь опираясь на законное и очевидное основание, чтобы не провоцировать пересуды и сплетни в коллективе. Поводом к вручению подарка могут быть крупное достижение в работе, успешное завершение проекта, сверхурочная работа, а также такие личные события, как рождение ребёнка, вступление в брак, окончание учебного заведения, защита дипломной работы, диссертации и, наконец, юбилей. И особый случай - выход сотрудника на пенсию. Руководство обычно определяет, какого рода подарок вручается от имени предприятия или фирмы. Традиционно это могут быть дорогие часы, произведение искусства и т.п. На подарке могут быть выгравированы имя сотрудника, даты начала и окончания его службы в компании. Обычно в процедуре чествования активно участвуют коллеги. Они вручают свои подарки, цветы, рассказывают с юмором и признательностью об отдельных эпизодах биографии этого человека.
Когда сослуживцы в связи с важным событием в жизни сотрудника хотят вместо маленького подарка преподнести ему что-нибудь более ценное и памятное, они собирают деньги на коллективный подарок. Каждый, включая начальника, вносит, сколько может. Принцип - абсолютная добровольность. В некоторых организациях создается специальный подарочный фонд, чтобы избежать постоянных поборов. Коллективно определяется сумма взноса или процент от зарплаты, а также принципы расходования средств из общей кассы. Главное, чтобы покупки подарков не формализировались, и люди не стали рассматривать их как форму "возвращения собственных денег".
Индивидуальные подарки, которые сотрудники, не связанные субординационным подчинением, делают друг другу, относятся к сфере межличностных отношений. Здесь нет регламентации. Служебный этикет требует от них только проявления такта, скромности и рекомендует вручать свой подарок без демонстрации, в неслужебной обстановке.
Правила делового общения с представителями других компаний базируются на принципах деловой и корпоративной этики. Сотрудник, независимо от должности и ранга, является представителем своей организации и должен способствовать сохранению и преумножению её авторитета в бизнесе и общественном мнении.
Подарки, которые деловые партнеры делают по разным поводам, в том числе с новогодними праздниками, Рождеством, могут варьироваться от сувенирных карманных календарей, вымпелов с эмблемой фирмы или бутылки хорошего вина до весьма ценных презентов. В сомнительной ситуации руководители и рядовые сотрудники не должны забывать о политике своей компании в этом вопросе. В некоторых случаях необходимо вежливо поблагодарить за внимание и решительно отказаться от подарка. Это очень ответственный поступок, неприятный для дарителя. Отказ может быть мотивирован лишь принципиальной позицией компании или, в особых случаях, связан с нарушением такта дарителем, поведение которого воспринимается как давление. Служебный долг не оставляет выбора.
В том случае, когда вы сами собираетесь подарить что-либо своему партнёру, лучше заранее навести справки о политике партнёрской фирмы в данной сфере. В организации могут существовать ограничения или просто запреты. Но и тогда, когда нет официальных препятствий, рекомендуется купить что-нибудь хорошего вкуса, но не очень дорогое, чисто символическое.
Следует остерегаться подношений официальным лицам, видным бизнесменам, государственным чиновникам и банковским служащим. Здесь очень легко совершить бестактность. Это также касается их секретарей, помощников, ассистентов. При этом следует заметить, что самим секретарям необходимо быть очень щепетильными и избегать презентов от "своих" и от "чужих".
Как выбрать подарок? Главное соотнести свой дар с поводом. Если Вы недостаточно хорошо знаете вкусы и интересы человека, расспросите заранее о них его друзей, сотрудников или членов семьи. Не ориентируйтесь только на себя, на свой вкус, свои интересы.
Подарки официальным лицам, деловым партнерам, коллегам, друзьям, родственникам или знакомым имеют свою специфику. Прежде всего, личные вещи можно дарить только очень близким.
Многие солидные компании создают у себя специальный подарочный фонд, который пополняется постоянно. Считается хорошим тоном, когда организация имеет сувениры с фирменной эмблемой.
Представители фирмы-производителя иногда дарят своим партнёрам образцы своих изделий или их макеты. На эти подарки распространяются общие положения делового этикета. Нельзя забывать, что сувениры с броским логотипом фирмы относятся к рекламной продукции, и дарить их уместно только в том случае, когда рекламные цели совпадают с идеей подарка.
Как следует относиться к денежным подаркам?  Иногда от имени тех, кому дарят, даже переводят деньги в благотворительный фонд. Для юбиляров, отмечающих свои поздние даты, для тех, кто празднует "золотую" свадьбу, может быть устроено "денежное дерево". Перед празднованием к ветвям искусственного дерева или срезанной ветки привязывают свёрнутые в трубочки или упакованные в красивую бумагу чеки и банкноты. Отдельно от них собираются визитные карточки и поздравления, чтобы вручить их юбилярам.
Но если денежные подарки вызывают у многих сомнения, то цветы можно дарить в любых случаях. В качестве подарка и в дополнение к нему. В последние годы мужчины по торжественным случаям в личной и деловой жизни также с удовольствием принимают их, однако следует отметить, что в этом вопросе существует целый ряд особенностей, связанных с выбором сорта цветов, цвета и вида букета. Цветы дарят деловым партнерам в знак приветствия, по поводу знаменательного события или благодарности за участие в том или ином мероприятии, совместной поездке. Есть такие поводы, по которым не преподнести цветы нельзя. Если Вы ограничены в средствах, не стесняйтесь вместо букета подарить розу, несколько гвоздик, ветку сирени, фиалки, зимой - сухие цветы.
Цветы дарят срезанными. Но в таких ситуациях, как, например, переезд в новый офис, можно подарить редкий цветок, миниатюрное дерево, пальму в горшке. Однако, на день рождения и свадьбу цветы в горшках дарить не принято.
В официальных букетах лучше использовать цветы одного типа. Но очень красивыми могут быть букеты из разных цветов, если они составлены профессионально. При выборе цветов нужно учитывать повод и предпочтения адресата. Обычно мы выбираем цветы, руководствуясь собственным чувством прекрасного. Тем не менее, полезно знать, что в разных странах есть особое восприятие цветов и их количества в букете. В России, например, по радостному случаю дарят нечётное количество цветков, чётное - в траурные дни. В Венгрии, во Франции, Италии, Испании белые хризантемы - цветы скорби. В Германии и многих других странах красные розы - свидетельство любви, страсти. Неодинаково воспринимаются гвоздики. Поэтому если вы дарите цветы иностранцам, лучше посоветоваться с кем-либо из знающих людей.
Подарок должен быть обязательно красиво упакован. К нему необходимо приложить визитную карточку или поздравление.
Секретарь-референт, учитывая, что ситуации с вручением подарка могут возникать регулярно, должна иметь в "своём хозяйстве" запас фирменной или просто красивой бумаги, ленты, скотч, пакеты, визитные карточки фирмы.
Принимать подарки - тоже искусство. Подарок следует принять бережно, а не "между прочим". Посмотрев собеседнику в глаза, одарите его своей искренней улыбкой и поблагодарите. Далее можно развернуть подарок и еще раз поблагодарить за внимание, выбор, время, хороший вкус, остроумие, редкость, практичность, угаданное желание или приятный сюрприз. И все это независимо от того, является ли данный подарок скромным знаком дружеских чувств или представляет собой нечто ценное. Слова нужно подыскать и в том случае, когда подарок не понравился.
В деловых контактах с иностранцами также существует практика обмена подарками и сувенирами. Особенно серьезно к этой традиции относятся партнеры из стран Азии. Но и при встречах с американцами и европейскими партнёрами необходимо приготовить сувениры на случай приема у руководителей фирмы. По этикету при первой встрече подарки делают представители принимающей стороны. Это знак гостеприимства и желания укреплять и развивать партнерство. Сувениры вручают после подписания всех протоколов, при расставании. Последующий обмен сувенирами обязателен. На официальных встречах при вручении подарков необходимо соблюдать иерархию. Руководителю фирмы, делегации - подарок особый. Его вручает руководитель принимающей стороны, членам делегации - сотрудники, помогающие в приёме. Подарки вручают упакованными, но, в отличие от бытовой ситуации, разворачивать их не нужно. В последующих контактах не следует повторять подарков, кроме спиртных напитков, цветов, конфет. Это считается серьезным нарушением этикета. Рекомендуется вести запись вручённых подарков.
Лучшими сувенирами для зарубежных гостей во всех странах считаются чисто национальные.


Презентация

Контакты

 

 

Контакты

НАШІ КОНТАКТИ:

[email protected]

[email protected]

м. Дніпро

тел. +38 (056) 794-36-74, +38 (056) 794-36-75

моб. +38 (050) 320 69 72

ISSN 20760507

Керівник проекту - Гриньов Володимир Анатолійович

Партнеры